7 Finanzas


7.1 Finanzas

La interfaz de la sección de Finanzas está diseñada para facilitar la gestión de costos, órdenes de compra, y facturas, proporcionando una visión clara y accesible de todos los movimientos financieros. Para acceder a este apartado deberá ir a la sección tablero de operaciones y dar clic en costos, o en la sección acciones y dar clic en costos.

Elementos

Barra de Tareas (1)

La barra de tareas está ubicada en la parte superior de la interfaz y contiene las siguientes opciones:

Enlace a la Operación: Permite acceder a los detalles de la operación activa, facilitando la referencia rápida a información esencial de la operación (2), se describen más detalles en la sección Consulta de operaciones.

Nuevo Costo: Opción para registrar un nuevo costo en la operación, donde se pueden detallar los gastos adicionales incurridos (3).

Órdenes de Compra: Acceso a la funcionalidad para gestionar órdenes de compra relacionadas con la operación, permitiendo ver, crear, y firmar órdenes de compra (4).

Facturas: Acceso rápido al módulo de facturación, donde el usuario puede timbrar, subir, consultar y validar facturas (5).

Nomenclatura de Colores (6)

Debajo de la barra de tareas, se encuentra una leyenda de colores que representa los diferentes estatus de los movimientos registrados:

Cada color tiene un significado específico que indica el estado de los costos y ventas.

Profit, Costos, y Ventas

Esta sección muestra los indicadores financieros clave:

Profit: El beneficio total estimado de la operación (7).

Costos: Suma total de los costos registrados para la operación (8).

Ventas: Ingresos totales generados por la operación (9).

Estos valores se actualizan automáticamente a medida que se registran o modifican costos y ventas.

Cerrar Ventas (10)

Opción para cerrar las ventas de la operación actual. Una vez finalizadas las ventas, se puede proceder a cerrar formalmente la operación en este módulo.

Tabla de Costos (11)

Muestra un listado detallado de todos los costos registrados en la operación, con columnas. Cada entrada está coloreada según la nomenclatura de colores para representar su estatus.

Pasar a Ventas (12): Esta opción permite transferir todos los costos registrados a la tabla de ventas, facilitando la integración de costos en el proceso de facturación y contabilidad final.

Tabla de Ventas (13)

Una tabla donde se muestran todos los registros de ventas asociados a la operación. Esta sección permite gestionar y revisar las ventas relacionadas con los costos. Cada entrada está coloreada según la nomenclatura de colores para representar su estatus.

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Flujo de Trabajo Básico

  1. Registrar un Nuevo Costo:

  1. Gestionar Órdenes de Compra:

7.2 Nuevo Costo

El modal de Nuevo Costo permite al usuario registrar un costo adicional en la operación, especificando todos los detalles relevantes para el registro financiero de cada concepto. Este modal cuenta con campos específicos y opciones que facilitan el ingreso de la información completa, incluyendo archivos de respaldo.

Descripción de los Campos y Funcionalidades

·         Concepto (1)

o    Campo para ingresar el concepto principal del costo. Este es un campo obligatorio que define el tipo general del gasto.

·         Subconcepto (2)

o    Selección de un subconcepto a partir de un catálogo. Este subconcepto complementa al concepto principal, detallando más específicamente  en la sección Subconceptos para costos.

·         Pagar a (3)

o    Selección de la compañía a quien se realizará el pago (Proveedor). Este campo ayuda a clasificar los costos en función de su destinatario, IMPORTANTE RECALCAR QUE ESTAS COMPAÑIAS SON LISTADAS COMO RESULTADO DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS EN LA OPERACIÓN, esto se describe más a detalle en la sección de Asignación de actores a la operación.

 

·         Fecha Límite de Pago (4)

o    Campo de fecha para ingresar la fecha límite en la cual se debe realizar el pago. Este campo es importante para el seguimiento de plazos y vencimientos.

·         Cantidad a Pagar (5)

o    Campo para ingresar la cantidad a pagar. Este monto es el costo base antes de aplicar impuestos y conversiones.

·         Tipo de Cambio (6)

o    Lista desplegable para seleccionar el tipo de cambio a utilizar. Esta lista contiene opciones previamente registradas en un catálogo, consultado en la sección de Tasa de cambio.

o    Agregar Tasa de Cambio: Si no se encuentra el tipo de cambio necesario, se puede seleccionar esta opción para ingresar una nueva tasa de cambio específica para esta operación (7).

·         Impuestos

o    Check de Impuestos: Al marcar esta opción, se activan los campos para ingresar la tasa de impuestos (8).

o    Porcentaje de Impuestos: Campo para ingresar el porcentaje de impuesto que aplicará al monto registrado (9).

o    Monto de Impuestos: Este monto se calcula automáticamente en función de la cantidad a pagar, el tipo de cambio seleccionado y el porcentaje de impuestos ingresado (10).

·         Total en MXN (11)

o    El total en pesos mexicanos (MXN) se calcula automáticamente sumando el monto base más el monto de impuestos, tomando en cuenta el tipo de cambio seleccionado.

·         Drag and Drop para Archivos (12)

o    Área donde se puede seleccionar o arrastrar archivos relacionados con el gasto, como facturas o comprobantes. Estos archivos servirán como respaldo documental para el registro de costos.

·         Botones de Acción

o    Guardar o Actualizar: Guarda o actualiza el costo en el sistema con todos los detalles ingresados (13).

o    Cancelar: Cierra el modal sin guardar cambios (14).

 

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Al guardar un nuevo gasto se enviara una notificación a los involucrados en la operación.

7.2.1 Costos

La Tabla de Costos (1) permite visualizar y gestionar los costos registrados para una operación en el sistema financiero. Esta tabla muestra información detallada sobre cada costo y proporciona acciones para validar, editar o pasar a ventas los registros según sea necesario. A continuación, se detallan las columnas y acciones disponibles en esta tabla.

 

Descripción de las Columnas

·         Concepto

o    Describe el concepto general del costo, indicando el tipo de gasto registrado (2).

·         Sub-Total

o    Muestra el monto base del costo antes de la aplicación de impuestos. Este es el valor inicial registrado para el concepto (3).

·         IVA

o    Indica el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) aplicado al costo, calculado en base al porcentaje de impuestos especificado (4).

·         Total en MXN

o    Muestra el total en pesos mexicanos (MXN), que incluye el sub-total más el IVA (si aplica), ajustado al tipo de cambio seleccionado (5).

·         Tasa de Cambio

o    Indica la tasa de cambio utilizada para convertir el monto base a pesos mexicanos, en caso de que el costo esté registrado en una divisa diferente (6).

·         Total

o    Muestra el monto total en la moneda original del costo, que incluye el sub-total y el IVA en la divisa en la que se registró el costo (7).

·         Pagos

o    Indica el monto pagado hasta el momento para el concepto, permitiendo verificar si el costo ha sido cubierto total o parcialmente (8) se describe más a detalle en la siguiente sección.

·         Pagar a

o    Muestra la compañía o entidad a la que se debe realizar el pago (9).

·         Acciones

o    En esta columna se encuentran las opciones de acciones disponibles para cada costo:

§  Validar: Permite marcar el costo como validado en el sistema, confirmando su revisión (10) se describe más a detalle en la siguiente sección.

§  Editar: Abre el modal de edición para ajustar los detalles del costo (11), se describe más a detalle en la siguiente sección.

§  Pasar a Ventas: Transfiere el costo a la sección de ventas, facilitando la gestión de ingresos y asegurando que todos los costos se reflejen en los registros de ventas (12), se describe más a detalle en la sección Pasar a costos.

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·         Validación de costos

o    Estatus de validación: Se describe si esta o no rechazado y por qué usuario (1).

o    Botón Validar Rechazar: Valida o rechaza los pagos (2).

o    Observaciones: Campo para añadir observaciones en caso de rechazar el pago, proporcionando detalles de los motivos de rechazo (3).

o    Botón de Actualizar: Permite actualizar el estatus de validación (4).

o    Botón de Cancelar: Permite cerrar el modal de validación después de completar la acción (5).

 

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Edición de costos

En esta sección se puede editar el costo, y se abrirá un modal de igual forma que al crear un costo pero con la información del costo a editar, adicionalmente se agrega la acción borrar (1).

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7.2.2 Pagos

La sección de Pagar en el sistema permite registrar y gestionar los pagos realizados para un costo específico. Al abrir el modal de pago, los usuarios pueden ver detalles importantes sobre el costo y registrar nuevos pagos, así como gestionar los pagos existentes. A continuación, se detalla el funcionamiento de cada elemento en el modal.

 

Descripción del Modal de Pago

Detalles Generales del Pago

Total en MXN: Muestra el monto total del costo en pesos mexicanos (1).

Tasa de cambio: Indica la tasa de cambio utilizada para calcular el valor en MXN  (2).

Total: Valor total del costo en su divisa convertida (3).

Pagado: Cantidad que ya ha sido pagada hasta el momento (4).

Resto: Diferencia entre el total y el monto pagado, indicando el saldo pendiente (5).

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·         Registrar un Pago

o    Cantidad a pagar: Donde se ingresa la cantidad que se pagará en esta transacción (1).

o    Fecha de pago: Campo para seleccionar la fecha en la que se realiza el pago (2).

o    Drag and Drop de Comprobante: Área donde se puede arrastrar y soltar archivos para subir documentos que comprueben el pago realizado (por ejemplo, recibos o comprobantes de transferencia) (3).

o    Botón Guardar: Al hacer clic en "Guardar", se registra el pago en la base de datos y se actualizan los totales (4).

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·         Tabla de Pagos Registrados

o    Esta tabla muestra el historial de pagos realizados para el costo, incluyendo:

§  Cantidad: Monto de cada pago registrado (1).

§  Fecha: Fecha en la que se realizó el pago (2).

§  Documento: Documento adjunto de comprobante del pago (3).

o    Acciones en la Tabla:

§  Eliminar: Permite borrar un pago específico (4).

§  Editar: Abre el pago para modificar los detalles de un pago registrado (5).

o    Total, Pagado

§  Al final de la tabla, se muestra el total pagado acumulado, sumando todos los pagos registrados para verificar si el saldo ya fue cubierto (6).

o    Validar

§  Existe un botón que valida los pagos y todos los movimientos (7).

o    Cierre del Modal

§  Botón Cerrar: Cierra el modal de pago y regresa a la interfaz principal, permitiendo continuar con otras operaciones (8).

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·         Validación de Pagos

o    Estatus de validación: Se describe si esta o no rechazado y por qué usuario (1).

o    Botón Validar Rechazar: Valida o rechaza los pagos (2).

o    Observaciones: Campo para añadir observaciones en caso de rechazar el pago, proporcionando detalles de los motivos de rechazo (3).

o    Botón de Cancelar: Permite cerrar el modal de validación después de completar la acción (4).

 

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7.3  Órdenes de compra

La sección de Órdenes de Compra permite a los usuarios gestionar las órdenes de compra relacionadas con cada operación, esto a partir de servicios solicitados en la parte de costos. Este modal incluye dos opciones principales en forma de menú: Todas las Órdenes de Compra y Crear Orden de Compra. A continuación, se detallan las funcionalidades de cada opción en este modal.

Todas las Órdenes de Compra (1)

En esta sección se encuentra una tabla con el listado de todas las órdenes de compra registradas (2), se describen más detalles en las siguientes secciones.

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Crear Orden de Compra (1)

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Para cerrar el modal basta con hacer clic fuera de este (1).

 

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7.3.1 Crear orden de compra

Crear orden de compra

La funcionalidad Crear Orden de Compra permite al usuario generar y configurar todos los detalles de una nueva orden de compra mediante un formulario detallado. A continuación, se describe cada sección del formulario para garantizar la correcta configuración y creación de una orden de compra.

 

·         Descripción del Formulario "Crear Orden de Compra"

o    Selección del Proveedor

§  En esta primera sección, el usuario debe seleccionar el proveedor al que se le emitirá la orden de compra (1).

§  Nota: Si el proveedor no está registrado en el sistema, no aparecerá en la lista, y no será posible generar la orden de compra.

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Una vez seleccionado el proveedor se desplegarán las siguientes secciones:

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Datos del Cliente (1)

Nombre: Nombre del cliente (2).

RFC: Registro Federal de Contribuyentes del cliente (3).

Código Postal Fiscal: Código postal fiscal asociado al cliente (4).

Teléfono: Número de contacto del cliente (5).

Email: Correo electrónico del cliente (6).

Nota: Algunos datos llenados desde los datos de compañía del cliente, el cliente es la contraparte en la operación.

 

Información del Proveedor (7)

Número de Referencia o Convenio: Identificador o número de convenio del proveedor (8).

Nombre: Nombre del proveedor (9).

RFC: Registro Federal de Contribuyentes del proveedor (10).

Código Postal Fiscal: Código postal fiscal del proveedor (11).

Teléfono: Número de contacto del proveedor (12).

Email: Correo electrónico del proveedor (13).

Nota: Algunos datos llenados desde los datos de compañía del proveedor, el proveedor es agregado en la operación.

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Nota: esta lista proviene de los gastos que se han registrado en los costos.

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Acciones Finales (1)

Vista Previa: Genera una vista preliminar en formato PDF de la orden de compra, con una marca de agua que indica que el documento no es válido oficialmente (2).

Guardar: Guarda la orden de compra y la registra en el sistema (3).

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7.3.2 Ver órdenes de compra

Esta sección muestra una lista de todas las órdenes de compra generadas en el sistema (1). A continuación, se detallan los elementos y funcionalidades presentes en la interfaz.

·         La tabla incluye las siguientes columnas:

·         Número de Orden de Compra: Número único generado automáticamente para cada orden (2).

·         Fecha: Fecha en la que se creó la orden de compra (3).

·         Estatus: Estado actual de la orden de compra. Aquí también aparece un botón que permite visualizar los detalles de las firmas necesarias para aprobar la orden (4).

·         Documento: Aquí se puede ver el pdf generado de la orden de compra (5).

·         Firmar: Lugar donde se firma la orden de compra (6).

·         Acciones: Acciones sobre la orden de compra (7).

 

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Ver firmas

·     Al hacer clic en el botón de estatus, se abre un modal de firmas que muestra el estatus de aprobación y los detalles de cada firma requerida (1). Se requieren las siguientes firmas:

·         Firmas del Comprador (quien generó la orden) (2).

·         Director General (firma requerida de parte del Director General de la empresa) (3).

·         Finanzas (firma del área financiera) (4).

·         Proveedor - Director General (firma del Director General del proveedor) (5).

Nota: Las firmas 3, 4 y 5 se firman desde otra sección descrita en el apartado Órdenes de compra

·         Para cada firmante, el modal muestra:

·         Estatus: Indica si la firma fue Aceptada o Rechazada.

·         Observaciones: Cualquier comentario o razón asociada a la firma .

·         Nombre del Firmante: Identificación de la persona que firmó.

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Ver Orden de Compra

·         El modal tiene vista PDF de la orden de compra generada. Este documento es una final de la orden (1).

 

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7.3.3 Firmar Orden de Compra

·         Al hacer clic en Firmar, se abre un modal (1) donde el comprador puede:

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Editar: Permite modificar los datos de la orden de compra en caso de que se necesite realizar ajustes antes de la aprobación final.

Borrar: Permite eliminar la orden de compra, en caso de que esta no sea válida o se haya generado por error.

7.4 Transferir Gastos a Costos

Esta sección permite gestionar la transferencia de los gastos registrados a la sección de costos, para integrarlos en una venta. Los gastos se pueden transferir de manera individual o todos juntos en una sola venta.

 

·         Opciones de Transferencia

o   Transferir Gastos Individualmente: Cada gasto registrado puede ser transferido a costos de forma individual. Esta opción es útil si solo algunos gastos específicos deben añadirse a costos para una venta en particular (1).

o   Transferir Todos los Gastos a Costos en una Venta: Permite mover todos los gastos registrados a una venta de manera conjunta. Esta opción agiliza el proceso en caso de que se necesite consolidar todos los gastos en una sola operación de venta (2).

·         Detalles y Cálculos

o   Al realizar la transferencia, el sistema realiza los siguientes cálculos automáticos:

§  Sumatoria de Subtotales: Calcula la suma de los subtotales de todos los gastos que se están transfiriendo.

§  Cálculo de Impuestos (IVA): Calcula el IVA total según las tasas aplicables a cada gasto registrado.

§  Total en MXN: Convierte el monto total a pesos mexicanos (MXN) considerando la tasa de cambio registrada para cada gasto.

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Cuando se selecciona la opción de transferir un gasto a costos, se abre un modal que permite completar los detalles necesarios para la integración de ese gasto en la sección de ventas. El modal contiene un formulario estructurado con los campos requeridos y los cálculos automáticos que facilitarán la transferencia (1).

·         Secciones del Formulario

o   Concepto: Campo para especificar el concepto del gasto (2) Campo automático, pero se puede editar.

o   Subconcepto: Desplegable para seleccionar el subconcepto asociado al concepto (3) Campo automático, pero se puede editar.

o   Cobrar a (Cliente): Campo para seleccionar el cliente al que se cobrará el gasto (4) Si no hay cliente se podrá seleccionar un cliente ficticio.

o   Fecha Límite de Pago: Fecha en la que se espera el pago de este gasto (5).

o   Crédito: Checkbox para indicar si se ofrece crédito al cliente (6) El crédito se asigna en la sección de relaciones comerciales en el apartado de clientes.

o   Días de Crédito: Campo de texto para ingresar los días de crédito en caso de que se ofrezca. Este campo solo se muestra si se activa el check de crédito (7).

o   Comisiones Aplicables: Checkbox para indicar si se aplican comisiones en esta transacción (8).

 

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o  Cantidad en MXN: Campo que muestra la cantidad total en pesos mexicanos, derivada del costo original (1) Campo automático, pero se puede editar.

o  Tipo de Cambio: Desplegable para seleccionar el tipo de cambio aplicable. Se puede elegir entre las tasas registradas (2)  o agregar una nueva tasa (3) si es necesario S ven más detalles en la sección de costos.

o   Moneda: Selección de la moneda en la que se realizará la transacción (4).

o  Total, en Venta: Campo que muestra el total calculado para la venta (5).

o   Porcentaje de Profit: Campo para especificar el porcentaje de ganancia esperada (6).

o   Profit Bruto: Calculado automáticamente a partir de la cantidad y el porcentaje de profit (7).

o   Check de Impuestos: Checkbox para aplicar impuestos al total (8) Campo automático, pero se puede editar.

o  Porcentaje de Impuestos: Campo para indicar el porcentaje de impuestos aplicable (9) Campo automático, pero se puede editar.

o  Monto de Impuestos: Calculado automáticamente con base en la cantidad, tipo de cambio, y porcentaje de impuestos (10).

o   Total, en MXN: Calculado automáticamente considerando la cantidad, impuestos, y tipo de cambio (11).

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o   Drag and Drop para Documentos: Área para arrastrar y soltar documentos necesarios para esta transacción, como comprobantes o facturas (1).

o    Guardar: Guarda la información ingresada y confirma la transferencia del gasto a costos (2).

o    Cancelar: Cierra el modal sin guardar los cambios (3).

7.5 Ver ventas

La Tabla de Ventas (1) en esta sección muestra de manera estructurada los detalles de cada venta transferida desde costos, permitiendo al usuario gestionar y revisar la información financiera relacionada. Los campos y funcionalidades están diseñados para brindar visibilidad completa y facilitar la validación y edición de los registros.

·         Columnas de la Tabla

o   Concepto: Describe el concepto de la venta (2).

o   Sub-Total: Muestra el subtotal de la venta antes de aplicar impuestos (3).

o   IVA: Indica el monto del IVA aplicado a la venta (4).

o   Total, en MXN: Total de la venta calculado en pesos mexicanos (5).

o   Tasa de Cambio: Muestra la tasa de cambio aplicada en caso de que la venta esté en una moneda diferente (6).

o   Total: Total en la moneda original de la venta (7).

o   Pagos: Permite visualizar los pagos realizados por el cliente para esta venta (8).

o   Cobrar a: Cliente a quien se le cobra el importe de la venta (9).

o   Acciones (10)

o   Validar: Abre un modal de validación donde se puede aceptar o rechazar la venta. En caso de rechazo, se pueden agregar observaciones para justificar la decisión (11).

o   Editar: Permite modificar los detalles de la venta en caso de que se necesiten ajustes en los datos ingresados (12).

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7.5.2 Pagos

La sección de Pagos (1) permite consultar el estado actual de los pagos realizados por el cliente para una venta. Incluye:

·         Resumen de Pago (2):

o    Total, en MXN: Muestra el total de la venta en pesos mexicanos (3).

o    Tasa de Cambio: Muestra la tasa de cambio aplicada (4).

o    Total: Total a pagar con el tipo de cambio (5).

o    Pagado: Monto total que el cliente ha pagado hasta el momento (6).

o    Resto: Cantidad restante por pagar (7).

o    Un mensaje que indica si el estado de pago está completo, incompleto o vencido (cuando la fecha límite de pago ya ha pasado) (8).

o    Tabla de Pagos Parciales (9):

§  Una tabla que muestra los pagos parciales realizados, con las siguientes columnas:

1.      Cantidad: Monto pagado en cada parcialidad (10).

2.      Fecha: Fecha en que se realizó el pago (11).

3.      Documento: Enlace o archivo para visualizar el comprobante de pago (12).

§  Al final de la tabla se muestra el Total en MXN de todos los pagos realizados hasta el momento (13).

·         Acciones:

o    Botón de Validar o Rechazar Pago: Permite aceptar o rechazar el pago realizado, activando un modal para agregar observaciones en caso de rechazo (14).

o    Botón de Cerrar: Cierra el modal (15).

Este modal ofrece una visión completa de los pagos realizados por el cliente, el estado actual del pago, y permite al usuario aprobar o rechazar transacciones con facilidad.

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·         Validación de Pagos

o    Estatus de validación: Se describe si esta o no rechazado y por qué usuario (1).

o    Botón Validar Rechazar: Valida o rechaza los pagos (2).

o    Observaciones: Campo para añadir observaciones en caso de rechazar el pago, proporcionando detalles de los motivos de rechazo (3).

o    Botón de Cancelar: Permite cerrar el modal de validación después de completar la acción (4).

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7.5.1 Ventas

En esta sección se puede editar la venta, y se abrirá un modal de igual forma que al crear una pero con la información de la venta a editar, adicionalmente se agrega la acción borrar (1).

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·         Validación de ventas

o    Estatus de validación: Se describe si está o no rechazado y por qué usuario (1).

o    Botón Validar Rechazar: Valida o rechaza la venta (2).

o    Observaciones: Campo para añadir observaciones en caso de rechazar el pago, proporcionando detalles de los motivos de rechazo (3).

o    Botón de Actualizar: Permite actualizar el estatus de validación (4).

o    Botón de Cancelar: Permite cerrar el modal de validación después de completar la acción (5).

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7.6 Facturas

La sección de Facturas está diseñada para la gestión de facturación dentro de la plataforma (1) y cuenta con tres opciones principales en forma de menú:

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7.6.1 Facturar

La sección Facturar es un formulario detallado que permite la el timbrado de facturas, estructurada en varias secciones para facilitar el ingreso de datos específicos. A continuación, se describen las secciones y campos clave:

Emisor (1):

RFC: Campo para ingresar el RFC de la compañía emisora (2).

Tipo de RFC: Selección entre "Moral" o "Físico" (3).

Número de Serie: Número que funciona como un folio o serie única (4).

Número de Factura: Campo de identificación para la factura generada (5).

Lugar de Expedición: Código postal donde se expide la factura (6).

Opciones de Importación: Para especificar si la factura es parte de una operación de importación (7).

Título del Comprobante: Indica el tipo de comprobante (por ejemplo, "Factura" o "Nota de Crédito") (8).

Régimen Fiscal: Selección del régimen fiscal del emisor (9).

Razón Social: Nombre o razón social de la compañía emisora (10).

Tipo de Comprobante: Selección del tipo de comprobante fiscal (11).

Fecha: Fecha de emisión (se puede autocompletar con la fecha actual) (12).

Fecha límite de pago: Esta fecha es importante debido a que es la que se reportara al cliente como fecha limite de pago en su estado de cuenta, descrito en la sección Estado de cuenta (13).

Nota: Algunos datos de esta sección se llenan automáticamente con los datos de la compañía registrada.

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·         Receptor (1):

o    Cliente: Select para elegir el cliente al cual se le emitirá la factura. Al seleccionar el cliente, se completan automáticamente algunos datos (2).

o    RFC: RFC del cliente receptor (3).

o    Uso de CFDI: Selección del uso que le dará el cliente al CFDI (4).

o    Régimen Fiscal: Régimen fiscal del cliente (5).

o    Dirección Fiscal: Dirección fiscal completa del cliente (6).

o    Razón Social: Nombre o razón social del cliente (7).

·         Forma de Pago (8):

o    Moneda: Selección de la moneda en la que se emitirá la factura (9).

o    Forma de Pago: Método de pago, como transferencia, efectivo, etc (10).

o    Tasa de Cambio: Tasa de cambio aplicable según el diario oficial (11).

o    Método de Pago: Método de pago utilizado (como PUE - Pago en una sola exhibición) (12).

o    Condiciones de Pago: Detalles adicionales sobre las condiciones de pago acordadas (13).

 

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Conceptos (1):

Los conceptos se autocompletan con los datos de las ventas previas, pero también se pueden agregar conceptos adicionales si es necesario.

Al agregar un nuevo concepto se pueden buscar los conceptos registrados en la sección de finanzas, subconceptos para costos, debió que estos se llenan conforme a las necesidades del SAT (2).

 

 

·         Cada concepto incluye los siguientes campos:

o    Concepto: Concepto del movimiento (3).

o    Clave de Producto o Servicio: Clave específica del producto o servicio (Conforme al catálogo del SAT) (4).

o    Clave Unidad: Clave de la unidad de medida aplicable (Conforme al catálogo del SAT) (5).

o    Número de Identificación: Número de identificación del concepto (si aplica) (6).

o    Descripción del Concepto: Descripción detallada del producto o servicio (7).

o    Cantidad: Cantidad de unidades (8).

o    Unidad de Medida: Unidad de medida (como piezas, metros, etc.) (9).

o    Valor de la Mercancía: Precio unitario del concepto (10).

o    Porcentaje de Descuento: Opciones para aplicar descuentos (11).

o    Descuento: Descuento aplicado descuentos (112).

o    Porcentaje de impuestos: Indicación de si se aplican impuestos y su monto (13).

o    Objeto de Impuestos: Selección de si es objeto de impuestos o no (14).

 

Los conceptos pueden eliminarse (15) o ajustarse según sea necesario (16), además cada concepto puede disminuirse para no acumular elementos en la vista y a su vez se pueden puede desplegar detalles (17).

 

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·         Opciones de Acciones (1):

o    Vista Previa (2): Genera una vista previa de la factura para revisión, con marca de agua indicando que es preliminar.

o    Enviar (3): Envía la factura y la timbra.

o    Guardar sin Timbrar (4): Guarda la factura sin enviarla al SAT para que se pueda revisar y modificar si es necesario.

o    Cancelar (5): Opción para cancelar la creación de la factura.

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7.6.2 Subir Factura

La sección Subir Factura permite cargar y procesar facturas mediante un sistema de arrastrar y soltar, proporcionando una interfaz eficiente para gestionar varios documentos de forma simultánea. A continuación, se detallan las funciones de esta sección:

·         Drag and Drop (1):

o    Permite cargar múltiples archivos de facturas en formato escaneado o PDF.

o    Los archivos se arrastran al área de carga, facilitando la importación rápida de documentos.

·         Extraer Datos:

o    Una vez extraídos los datos se enlistan las facturas (1) y se pueden abrir detalles y cerrar (2).

o    Check de Aprobación (3):

§  Cada factura cargada incluye un check de aprobación que permite marcarla como aprobada.

§  Solo las facturas aprobadas serán guardadas en el sistema, asegurando un control adicional en el registro.

 

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·         Modificar Datos

o    Tras cargar los archivos, el botón Extraer Datos analiza los documentos y llena automáticamente los formularios correspondientes de cada factura (1).

o    Si algún dato no se extrae correctamente, se pueden realizar modificaciones manuales antes de guardar (2).

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·         Botón de Limpiar (1):

o    Limpia el área de carga, eliminando los archivos subidos y reiniciando el proceso en caso de errores o cambios de documentos.

·         Guardar Registro (2):

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7.6.3 Mostrar Facturas

La sección Mostrar Facturas ofrece una tabla que lista todas las facturas que han sido timbradas o subidas, permitiendo gestionar y revisar cada una de ellas. A continuación, se describen los elementos y funcionalidades de esta sección:

·         Tabla de Facturas (1):

o    Folio: Muestra el número de folio asignado a cada factura (2).

o    Fecha: Indica la fecha de emisión o subida de la factura (3).

o    Estatus de Validación: Refleja si la factura ha sido validada o no, ayudando a identificar el estado actual de cada documento (4).

o    Visualización del Archivo: Incluye un enlace o botón que permite visualizar el archivo de la factura directamente desde la tabla, ya sea en formato PDF o imagen escaneada (5) En caso de que sea timbrada te permitirá descargar el

o    Cancelar Timbrado: Disponible solo para facturas que han sido timbradas y solo permite la cancelación dentro del primer día después del timbrado. Pasado este período, la opción de cancelar se desactiva para cumplir con los requisitos de tiempo (6).

o    Validación de la Factura: Un botón de Validar permite aceptar o rechazar la factura. Validar o rechazar actualiza el estatus, lo que se refleja en la columna de estatus y ayuda a mantener un control actualizado sobre las facturas registradas (7).

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Validar Factura

Cuando se selecciona la opción Validar en la tabla de facturas, se abre un modal para realizar el proceso de validación o rechazo de la factura (1). A continuación, se describe cómo funciona este modal:

·         Estatus de la Factura: El modal muestra el estatus actual de la factura, indicándolo como "Validada" o "Rechazada", o lo que se refiere a pagada o no pagada (2).

·         Información de la Acción: Se muestra quién realizó la acción de validación o rechazo (nombre del usuario o responsable) (3).

·         Observaciones: Un campo donde se pueden agregar comentarios o detalles sobre el motivo de la validación o rechazo. Este es un campo opcional, pero útil para dejar una justificación por escrito de la decisión tomada (4).

·         Guardar: Al hacer clic en este botón, el sistema guarda la decisión tomada (validar o rechazar) junto con cualquier observación proporcionada (5).

·         Cancelar: Si se decide no realizar ninguna acción, este botón cierra el modal sin realizar cambios (6).

 

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Propósito de la validación:

7

 

 

7.7 Órdenes de Compra

La sección de Órdenes de Compra está pensada para ofrecer a los usuarios clave, como el Director General y el Departamento de Finanzas, un acceso claro y eficiente a todas las órdenes de compra generadas, permitiéndoles realizar diferentes acciones de validación, firma y visualización de documentos asociados

·         Características de la Sección:

·         Listado de Órdenes de Compra (1):

o    Tabla de Órdenes de Compra: Se presentará una tabla con todas las órdenes de compra, con columnas que incluyen:

§  Número de Orden de Compra: Identificador único de la orden (2).

§  Operación: Identificador de la operación o folio de la orden (3).

§  Proveedor: Nombre del proveedor (4).

§  Fecha de Creación: La fecha en que se creó la orden de compra (5).

§  Documento: Se muestra el documento de la orden de compra (6).

§  Estatus de la Orden: Son las firmas que se han realizado (7).

§  Acciones: Acciones disponibles para cada orden de compra (firmar) (8).

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Ver firmas

·         Al hacer clic en el botón de estatus, se abre un modal de firmas que muestra el estatus de aprobación y los detalles de cada firma requerida (1). Se requieren las siguientes firmas:

o    Firmas del Comprador (quien generó la orden) (2).

o    Director General (firma requerida de parte del director general de la empresa) (3).

o    Finanzas (firma del área financiera) (4).

o    Proveedor - director general (firma del director general del proveedor) (5).

o    Para cada firmante, el modal muestra:

§  Estatus: Indica si la firma fue Aceptada o Rechazada.

§  Observaciones: Cualquier comentario o razón asociada a la firma.

§  Nombre del Firmante: Identificación de la persona que firmó.

 

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Ver Orden de Compra

El modal tiene vista PDF de la orden de compra generada. Este documento es una final de la orden (1).

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7.7.1 Firmar Orden de Compra

o    Al hacer clic en Firmar, se abre un modal (1) donde el comprador puede:

§  Agregar Observaciones en caso de rechazo o si desea incluir algún comentario adicional (2).

§  Aceptar (3) o Rechazar (4) la orden de compra.

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7.8 Cuenta de Gastos

La sección Cuenta de Gastos está diseñada para que los usuarios puedan gestionar las facturas pendientes con sus proveedores de manera eficiente. Aquí se muestra un listado claro de todas las facturas adeudadas, con detalles esenciales que permiten un mejor control de pagos y seguimiento.

Para acceder a esta sección deberá dirigirse al menú en el apartado de finanzas (1) y dar clic en Cuenta de gastos (2).

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Características de la Sección:

Listado de Facturas Pendientes (1):

Se presenta una tabla con las siguientes columnas:

Número de Factura: Identificador único de la factura uuid (2).

Referencia de Operación: Número o clave asociada con la transacción, además del enlace directo a la operación en la sección de costos (3).

Total: Monto total de la factura (4).

Observaciones: Notas relevantes sobre la factura (5).

Fecha límite de pago: La fecha límite de pago (6).

Días de Demora: Cantidad de días que han pasado desde la fecha límite de pago (7).

Detalles: Botón que abre una sección con la información completa de la factura (ver detalles en la sección ver facturas en Facturas) (8).

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Nota: Estos pagos se validan en la sección Facturas

·         Reportes Periódicos por Email:

o   Cada 15 días, el sistema enviará un reporte automático al usuario por correo electrónico, detallando:

o   Todas las facturas pendientes.

o   La fecha límite de pago de cada factura.

o   El total acumulado de gastos pendientes.

o   Facturas con más días de demora.

o   Para asegurar la correcta entrega del reporte, es importante que el cliente se agregue como actor en la operación.

 

·         Cálculo de Días de Demora:

o   El sistema calculará automáticamente los días de demora basándose en la fecha límite de pago y la fecha actual.

o   Si la factura está al día, el valor será "1".

o   Facturas con días de demora se destacarán visualmente

Nota: Para garantizar un seguimiento correcto, se asigna el cliente como actor en cada factura.

7.9 Tasa de Cambio

Descripción General

La sección Tasa de cambio sirve para registrar los tipos de cambio para gestionar los pagos en moneda extranjera según sea el caso aplicable.

Para acceder a esta sección deberá dirigirse al menú en el apartado de Finanzas (1) y dar click en Tasa de cambio (2)

Elementos de "Tasa de Cambio"'

7.10 Subconceptos para costos

Descripción General

La sección Subconceptos para costos sirve para guardar aquellos subconceptos que se registran en los costos y ventas. Para acceder a esta sección deberá dirigirse al menú en el apartado de Finanzas (1), y dar clic en Subconceptos para costos (2).

Elementos de "Subconceptos para costos"

Listado de Subconceptos para costos (1)

7.10.1 Creación de subconcepto para costos

Descripcion General

Permite la creación de un subconcepto para costos

Elementos de "Creación de subconcepto para costos"