2 Cotizaciones

• 2.1 Creación de cotizaciones
• 2.2 Administración de cotizaciones

2.1 Creación de cotizaciones

El módulo de cotizaciones permite crear, asignar, aceptar, cancelar y mostrar cotizaciones entre otros aspectos de las mismas, a rasgos generales, lleva el control de las cotizaciones tanto de nuevos prospectos como de antiguos prospectos que se hayan hecho por los usuarios de la plataforma.

 

Permite al usuario abrir el formulario de creación de una cotización

• Cliente de la cotización (1)

Permite al usuario seleccionar un cliente para poder asignarlo como cliente de la cotización o en su defecto, registrar los datos de un nuevo prospecto, seleccionando la opción “Nuevo prospecto” desde esta sección

• Tipo de movimiento (2)

Campo para ingresar el tipo de movimiento de la cotización, puede ser  importación, exportación o nacional, de carácter obligatorio.

• Tipo de transporte (3)

Tipo de transporte usado para la cotización, puede ser marítimo, aéreo o terrestre, obligatorio.

• Tipo de carga (4)

El tipo de carga en caso que aplique, es decir, si es consolidado o contenedor completo, depende del tipo de transporte.

• Dirección de origen (5)

Se registran los datos de la dirección de recogida de la carga

• Dirección de entrega (6)

Se registran los datos de la dirección de entrega de la carga

• Fechas estimadas de salida y llegada (7)

• Incoterm(8)

El tipo de incoterm con el que se manejara está cotización, obligatorio.

• Tipo de entrega(9)

El tipo de entrega que tendrá esta cotización

• Peso cargable(10, 13)

Dentro de este campo se refleja el peso cargable correspondiente a las cargas/contenedores registrados en la cotización.

• Elemento de carga/contenedor (11)

Contiene los elementos de una carga/contenedor específico para el cálculo de peso cargable, para remover una carga/contenedor, se da clic en el icono “Eliminar” (12) y de la misma manera para agregar un elemento se da clic en el botón “Agregar nueva carga” (14) el cual agrega otro elemento de carga/contenedor para su captura.

• Elementos de seguro(15)

Dentro de este apartado, se marca si la mercancía es peligrosa y/o si cuenta con seguro de mercancía

• Notas y observaciones (16)

Campo libre, dedicado para notas, observaciones o información adicional que agregar a la cotización

• Tabla de conceptos (17)

Aquí se muestran todos los conceptos registrados en la cotización y los datos de cada uno como puede ser el nombre del concepto, el destino final, la modalidad, notas, el costo y venta y finalmente el profit obtenido del concepto

• Selección de cláusulas (18)

Desde esta sección se pueden asignar las cláusulas dentro de la cotización por tipo de transporte, existen dos tipos de cláusulas, un tipo de cláusula invariable (1) cuyo valor no varía y se puede activar únicamente activando el switch correspondiente (2), ya que en algunos casos puede variar un valor de una cláusula, se tiene un tipo de cláusula el cual se debe ingresar un valor extra en el campo que corresponde (3), sobre el cómo registrar este tipo de cláusulas se verá más adelante

• Botón “Agregar Cotización” (19)

Botón para comprobar el llenado de los datos y crear la cotización en el estado inicial en el caso que sean correctos

• Botón “Checar conceptos de tarifa” (20)

Con este botón se accede a la interfaz para el manejo de conceptos, agregar, modificar o eliminar conceptos de tarifa, esto se podrá hacer mientras la cotización no esté aceptada

• Fecha de validez (1)

Desde este campo se captura la fecha límite de la validez de la cotización para control de acuerdos

• Elemento de concepto (2)

Este elemento contiene toda la información de un concepto individual en una cotización entera, dentro de este apartado, se puede presionar el icono “Expandir” (3) para desplegar el formulario de edición correspondiente, en donde se pueden modificar campos como el concepto (4), los costos (5) y las ventas (6) correspondientes al concepto, con esta información se puede hacer un cálculo del profit preliminar dentro de la cotización

• Icono “Remover concepto”

Este icono borra el concepto correspondiente

• Botón “Agregar concepto”

Este botón agrega un nuevo elemento de concepto

• Botón “Cerrar”

Esté botón guarda preliminarmente los datos, para que se reflejan en la tabla, adicionalmente, los cambios no se guardan realmente hasta que se de clic en el botón “Agregar Cotización”

 

2.2 Administración de cotizaciones

• Buscador de compañías por nombre (2)

Este campo funciona como buscador para filtrar las cotización por el nombre de la empresa cliente a la que se le esté cotizando

• Filtro de tipo de cotizaciones (3)

Este filtro permite filtrar las cotizaciones entre cuatro categorías de estatus.

• Cotizaciones abiertas

Cotizaciones que se encuentran en proceso de negociación, es decir, todo el proceso mientras aún no han sido aceptadas por el cliente

• Cotizaciones cerradas

Cotizaciones que se hayan aceptado y de las cuales se haya creado o designado una operación real

• Cotizaciones canceladas

Cotizaciones las cuales no hayan llegado a buen término y hayan tenido que ser canceladas

• Todas las cotizaciones

Esto muestra todas las cotizaciones sin importar su estatus

• Botón “Administrar cláusulas de cotización” (4)

Esto abrirá la vista de administración de cláusulas, desde esta vista se pueden registrar cláusulas para los distintos tipos de cotizaciones

• Botón “Agregar cláusula” (1)

Este botón despliega el formulario para agregar una cláusula nueva a la lista de cláusulas

En este formulario, se ingresan datos como el nombre, la descripción y se marcan los tipos de transporte para la cual será predeterminado

• Columna Nombre (2)

En esta columna se muestra el nombre de la cotización así como se puede dar clic en el nombre para abrir el formulario de edición

• Columna Descripción (3)

En esta columna se muestra la descripción de la cláusula, esta descripción es la que se mostrará en la cotización cuando se genere el formato

• Columnas indicadoras de transporte(4)

Estas columnas sirven para indicar sobre qué tipos de transporte se mostrará esta cláusula

• Tabla de cotizaciones (5)

Esta tabla muestra las cotizaciones que se tienen registradas dentro de la empresa según los filtros aplicados, si eres un usuario y no un administrador, solo podrás ver las cotización a las cuales seas sido agregado o creado 

• Columna “Código de Cotización” (6)

Dentro de esta columna se enumera el código único de cotización y funciona de acceso a la edición de la cotización. La edición de una cotización funciona de la misma manera a la creación, el único cambio sustancial es que en vez de agregar datos se actualizan los existentes, esto sólo se puede hacer mientras la cotización esté abierta

• Columna “Acciones” (7)

El panel principal para administrar la cotización y la interacción con los diferentes actores y estados por los que pasa la cotización.

• En un inicio, la cotización se mostrará con un estado de creado.

• Sirve para asignar a los diferentes ejecutivos que trabajan en la cotización, si se le da clic abre un formulario en donde se pueden seleccionar los usuarios de los perfiles registrados dentro de la plataforma, se requiere asignar a los actores para que se pueda avanzar al siguiente paso, en revisión

• Con este icono se solicita la tarifa al personal de pricing, de manera que pueda asignar los conceptos necesarios para la cotización, después de dar la solicitud, la cotización pasa al estado de “Esperando tarifa”

• Una vez ingresada la información de los conceptos, se puede dar clic en este icono el cual establece la cotización en un estado de “Esperando la autorización” para que dirección pueda autorizar

• Este icono se usa para visualizar el formato de cotización con los datos que se hayan capturado

• Este icono se usa para aceptar la cotización por parte del directivo en el caso que esté en el estado de “Esperando autorización” pasando a “Autorizado” o aceptar por parte del cliente si se encuentra en el estado de “Autorizado” pasando a estado de “Aceptado”

• Este icono se usa para rechazar la cotización por parte del directivo en el caso que esté en el estado de “Esperando autorización” pasando a un estatus de “Rechazada” o aceptar por parte del cliente si se encuentra en el estado de “Autorizado” pasando a estado de “Rechazada”

• Una vez aceptada, con este icono se crea una operación tomando como base la cotización seleccionada, mostrando un formulario que se debe llenar con la información general de la operación

• Este icono funciona para cancelar la cotización mientras no se encuentre aceptada, para cancelarla se debe llenar un formulario acerca de los motivos por los que fue cancelada en primera instancia